Faktura není zákonem definovaný „daňový doklad" sama o sobě — pro neplátce DPH jde o běžný účetní doklad, jehož náležitosti vycházejí ze zákona o účetnictví a občanského zákoníku. Pro plátce DPH platí přísnější pravidla podle zákona o DPH. Pojďme na to prakticky.
Co musí faktura obsahovat (neplátce DPH)
Jste-li OSVČ a nejste plátce DPH (drtivá většina začínajících živnostníků), faktura by měla obsahovat:
- Označení „Faktura" a její číslo (souvislá číselná řada bez mezer)
- Datum vystavení a datum splatnosti
- Dodavatel (vy): jméno a příjmení, adresa, IČO, a údaj „Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku"
- Odběratel (klient): název / jméno, adresa, IČO (u firmy), případně DIČ
- Předmět — popis dodaného zboží nebo služby
- Částka k úhradě
- Platební údaje: číslo účtu a variabilní symbol (obvykle číslo faktury)
Co navíc potřebuje plátce DPH
Pokud jste plátce DPH, faktura se stává daňovým dokladem a musí navíc obsahovat:
- Vaše DIČ i DIČ odběratele (je-li plátce)
- Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP)
- Základ daně, sazbu DPH a výši DPH (zvlášť pro každou sazbu)
- Celkovou částku včetně DPH
Číslování faktur: na co si dát pozor
Číselná řada musí být souvislá a jednoznačná — žádné díry ani duplicity. Pokud fakturu zrušíte, číslo nepoužívejte znovu pro jinou. Běžný formát je 2026001, 2026002… nebo s prefixem podle roku. Nepořádek v číslování je první, čeho si všimne účetní i finanční úřad.
Zahoď Excel a papíry
VšeVKapse vystaví fakturu, ohlídá splatnost a uloží ji ke klientovi — vše na jednom místě. Navždy zdarma pro 1 projekt.
Vyzkoušet zdarma →5 nejčastějších chyb
- Chybějící variabilní symbol → klient zaplatí a vy nepoznáte, za co.
- Díry v číselné řadě → vznikají typicky duplikováním a mazáním dokladů.
- Žádný údaj o zápisu v živnostenském rejstříku u fyzické osoby.
- Faktura jen jako e-mail v textu — pošlete vždy PDF, ať má klient doklad k archivaci.
- Pozdní vystavení — fakturujte hned po dodání, ne až na konci kvartálu.
Jak fakturu vystavit rychle
Vystavovat faktury ručně ve Wordu nebo Excelu funguje, dokud nemáte víc než pár klientů. Pak začnou problémy: rozházená číselná řada, ručně dohledávané platby, zapomenuté splatnosti. Nástroj na fakturaci to ohlídá za vás — předvyplní vaše údaje, pohlídá číslování, vygeneruje PDF s QR platbou a upozorní na faktury po splatnosti.